10 No-Gos beim Versand von e-Mails

10 No-Gos beim Versand von e-Mails

Ein Geschäftsleben ohne e-Mails ist heute nicht mehr möglich. Aber vielleicht ist uns der elektronische Postversand schon zu alltäglich geworden, dass wir etwas gar zu lax damit umgehen? Überprüfen Sie sich selbst.

1.   Mails nie ohne Erlaubnis weiterleiten
   Leiten Sie E-Mails nicht an Dritte nie ohne Erlaubnis des Original-Absenders weiter. Schon gar nicht, wenn der jüngsten Mail ein längerer Schriftwechsel vorausgegangen ist. Dort könnten Dinge drinstehen sein, die Dritte einfach nichts angehen. Sogar Schadensersatzklagen können die Folge sein.
2.   In der Kürze liegt die Würze
   Die meisten Menschen verwenden nur wenige Sekunden, um E-Mails zu lesen, und nicht Stunden. Schreiben Sie also keine Romane. Halten Sie sich kurz, knapp und sachlich. Erklären Sie gleich im ersten Satz, warum der Adressat die Mail lesen sollte.
3.   Betreffzeile als Lesehilfe
   Die Zeile hat einen bestimmten Zweck. Sie gibt einen schnellen Überblick, worum es in der Mail geht. Eine konkrete Betreffzeile erhöht die Chance, dass die Mail gelesen wird. Verzichten Sie dort auf nichts sagende Ansprachen wie “Hey”, “FYI” oder “nur zur Info”.
4.   Kein Nachtversand
   Natürlich kommt es auch mal vor, dass man nachts arbeitet, weil man vielleicht nicht schlafen kann. Versenden Sie nachts aber keine Mails. Das kommt bei Ihren Kollegen und Geschäftspartnern gar nicht gut an. Im besten Fall denken diese noch, Sie seien ein Workaholic und haben kein Privatleben. Oder sie werden für besessen gehalten. Im dümmsten Fall machen Sie Mitarbeitern ein schlechtes Gewissen. Warten Sie also mit dem Versenden bis zum nächsten Morgen.
5.   Rote Ausrufezeichen sparsam dosieren
   Verzichten Sie darauf, Ihre Mails als “wichtig” zu kennzeichnen, wenn sie es nicht wirklich sind. Nichts ist nerviger als ein Postfach voller roter Ausrufezeichen zu haben. Haben Sie nämlich dann wirklich mal eine wichtige Mail, wird sie nicht mehr wahrgenommen.
6.   Albernheiten vermeiden
   Keiner braucht Mails, die vor falscher Höflichkeit nur so triefen. Natürlich hängt die Art der Ansprache von Ihrer Beziehung zum Adressaten ab. Verzichten Sie aber in Businessmails weitgehend auf Emoticons, Abkürzungen wie man sie in SMS an Freunde verwendet und allzu viel Farbe. Besonders, wenn die Mail an einen größeren Kreis geht. Nicht jeder kann die Symbole und Abkürzungen korrekt deuten – oder findet sie einfach albern.
7.   An “Alle” macht beliebig
   Erreicht Sie eine Rundmail und Sie wollen nur dem Schreiber oder einem ganz kleinen Kreis antworten, dann senden Sie sie nicht “an alle”, wenn es nicht wirklich alle interessiert. Wenn alle allen antworten und das mehrmals, dann führt das schnell zu einer Implosion der eigentlich wichtigen Message.
8.   Bcc säht Misstrauen
   Benutzen Sie Blindkopien nur aus Gründen des Datenschutzes. Im Umgang mit einer bestimmten Gruppe wie ein Kollegenkreis oder Projektbeteiligte mailen Sie lieber mit offenem Visier. Denn wer eine Mail in Blindkopie bekommt, fragt sich unweigerlich, wer diese Mail wohl noch alles verdeckt mitliest. Merke: Blindkopien säen Misstrauen.
9.   Privates nur in kleinen Dosen
   Zu steif brauchen auch Business-E-Mails nicht zu sein. Manchmal lockert eine lustige Anekdote auch die Konversation auf. Aber machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, andauernd private Schoten an Kollegen und Geschäftspartner zu schicken. Und Ironie kann schnell falsch verstanden werden.
10.   Nur seriöse private Absenderadressen verwenden
    Nutzen Sie Ihren privaten Mailaccount für geschäftliche Zwecke nur, wenn die Adresse einen seriösen Anstrich hat. Vor allem Spitznamen wirken oft albern oder erzeugen leicht ein falsches Bild des Absenders. Oder was denken Sie, wenn in Ihrem Posteingang eine Mail von Brummbär123 liegt?

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Harro von Lieres
Von Lieres und Wilkau
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