Das digitale Vermittlerbüro

Wie nie zuvor kommt es beim Vermittler heute darauf an, das eigene Haus maximal effizient zu organisieren und in der Kundenansprache auf der Höhe der Zeit zu handeln. Das Stichwort dafür lautet: Digitalisierung. Eine Übersicht über die wichtigsten Einzelmaßnahmen.

Der größte Schatz eines Vermittlerbüros liegt im Vermittlerbüro selbst. Genauer: In seiner Organisationsstruktur und den dafür eingesetzten Hilfsmitteln. Hier ist das größte Potenzial zu heben. Denn in der Praxis kommen Vergleichsrechner oder digitale Produktinformationen oft nur in der Vor- und Nachbereitung zum Einsatz. Datenaustausch und Vernetzung im Büro finden faktisch kaum statt.

Für diese Digitalisierung sind zwei Aspekte essenziell: Um die Wirtschaftlichkeit zu steigern, muss der Makler seine Prozesse auf den Prüfstand stellen und optimieren. Darüber hinaus muss er veränderten Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden gerecht werden. Diese wollen aktiv in die Beratung einbezogen werden und jederzeit einen vollständigen, verständlichen Einblick in alle Informationen erhalten. Mit mobilen Endgeräten, die direkt in der Beratung beim Kunden eingesetzt werden, können Prozessoptimierung und Kundenintegration zielführend kombiniert werden.

In der Beratungssituation wird es immer leichter, mit digitalen Daten und Visualisierungen zu arbeiten. Tablets sind schlanker und wendiger als Notebooks und schaffen durch den Touchscreen eine haptische Bindung zwischen Kunde und Beratung. Bei der nötigen Dokumentation und anderen regulatorischen Neuheiten kann ein Assistent wie der IDD-Advisor unterstützen. So kann sich der Makler voll auf das Gespräch konzentrieren, ohne Sorgen um die Rechtssicherheit. Programme, wie die Tablet World App machen es möglich, dass nach dem Termin direkt Daten in das Backoffice synchronisiert werden können. So wird der Aufwand für die Nachbereitung von Terminen minimiert. Zeit, die der Makler für Bestandspflege und Neukundenakquisition nutzen kann.

Voraussetzung für diese digitalen Prozesse ist natürlich ein umfassendes Customer-Relationship-Management (CRM). Dass alles an einem Ort gespeichert ist, spart Arbeit und eliminiert gleichzeitig mögliche Fehlerquellen. Im Back-Office koordiniert das CRM die Planung, Steuerung und Durchführung aller interaktiven Vorgänge mit einem Kunden. Die automatische Synchronisation mit allen Parallelanwendungen auf dem Tablet und dem Büro des Maklers verschlankt die internen Prozesse: So kann im Backoffice bereits mit den Daten gearbeitet werden, während der Berater sich noch auf Reisen befindet. Es bleibt mehr Zeit, sich voll und ganz dem Kunden und der Beratung zu widmen.

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